Tagungen in deiner Stadt
Wenn es um Tagungen geht, gibt es nicht nur viele Möglichkeiten, sondern auch viel was beachtet werden muss. Für erfolgreiche Tagungen, bietet nahezu jede Stadt eine Vielzahl an Räumlichkeiten, Anbietern und Veranstaltungsorten, wobei eine gute Planung unablässig ist. Um die richtige Wahl bei den verschiedenen Aspekten treffen zu können, müssen vorab einige Fakten geklärt und ausführliche Recherche betrieben werden.
Tagungen sollen möglichst effektiv sein und dafür auch den nötigen Comfort für die Teilnehmer und Teilnehmerinnen bieten. Damit dies gelingt sind im Folgenden Informationen zu finden, die helfen eine Tagung in deiner Stadt in einen Erfolg zu verwandeln. Dabei ist zu klären was für Möglichkeiten es gibt und wie diese am Besten umgesetzt werden können. Egal, um welche Stadt es sich handelt, mit der richtigen Planung kann es gelingen.
Inhaltsverzeichnis
ToggleWas sind Tagungen?
Vorab gilt es allerdings zu klären, was genau unter einer Tagung verstanden wird. Wie der Name bereits sagt, sind Tagungen häufig ein- bis mehrtägige geschäftliche Veranstaltungen mit Meeting-Charakter. Dabei treffen sich die Teilnehmenden an dem jeweiligen Tagungsort und verfolgen über den vorgegebenen Zeitraum ein bestimmtes Ziel oder diskutieren ein Leitthema der jeweiligen Tagung. Im Gegensatz zu einem Kongress fallen Tagungen wesentlich kürzer und auch kleiner aus. Sie sind häufig nur eintägig und haben eine geringere Teilnehmerzahl. Außerdem können Tagungen forschungs- und bildungsausgerichtet sein und beinhalten, dass Referentinnen und Referenten die Teilnehmer anhand von Vortragsreihen informieren.
Gründe und Umstände für Tagungen können also variieren, je nachdem welches Ziel verfolgt wird. Einige Anlässe für eine Tagung könnten sein:
- Besprechungen mit Klient:innen oder Kund:innen
- Interne Besprechungen oder Schulungen für Einsteiger
- Konferenzen, Kongresse oder andere Betriebsveranstaltungen
- Teambuilding-Aktivitäten
Was macht eine gute Tagung aus?
Je nach Anlass müssen die Umstände exakt an die Veranstaltung angepasst werden. So werden Tagungsorte für Tagungen, die nur einen Tag andauern, häufig ohne Übernachtungsmöglichkeit bei den Räumlichkeiten gewählt, sollten dafür aber sehr gut erreichbar, sowie in der Nähe sein und ausreichend Parkplätze bieten. Auch müssen die Räumlichkeiten genügend Platz für die Teilnehmenden zur Verfügung stellen und häufig ist auch die Verpflegung über beispielsweise ein Catering gesichert. Grundsätzlich ist eine gute Tagung die, bei der alle Faktoren optimal gewählt sind, sodass das Ziel der Zusammenkunft erreicht werden kann und sämtliche Rahmenbedingungen dies erleichtern. Die Zufriedenheit der Teilnehmenden steht dabei im Vordergrund.
Worauf sollte man bei der Auswahl des Tagungsortes achten?
Bei der Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes sind viele verschiedene Faktoren ausschlaggebend. Es ist wichtig die wesentlichen Aspekte zu beachten, bevor man eine passende Location auswählen kann und dafür folgende Fragen zu beantworten:
- Wie lautet die Anzahl der Teilnehmenden?
- Wie lange dauert die Tagung?
- Wird eine bestimmte Ausstattung benötigt? (Tagungstechnik & Mobiliar)
- Ist eine Übernachtung vor Ort angesetzt?
- Gibt es Zugang zu Verpflegung? (Cateringangebot/Gastronomie)
- Sind es geeignete Räumlichkeiten für den Anlass? (Aufenthalts- und Pausenräume/ ausreichend Platz/ ruhig)
- welche Anreisemöglichkeiten gibt es? Ausreichende Verkehrsanbindung mit Auto/Zug?
- Sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden?
Eine gute Location sollte nicht nur auf die passende Anzahl von Teilnehmer:innen ausgelegt sein und dem Vorhaben entsprechend über geeignete Veranstaltungsräume und die richtige Ausstattung verfügen, sondern auch die Zugänglichkeit des Tagungsortes gewährleisten. Sowohl die Anreise mit dem Auto als auch per Flugzeug und Bahn muss gegebenenfalls möglich sein, wenn die Teilnehmer von sehr verschiedenen Orten aus kommen sollten. Bei einer kleinen Tagung mit Teilnehmern aus dem Umkreis, sollte der Tagungsort von keinem zu weit entfernt sein, sodass die Anreise mit der Tagungsdauer in einem passenden Verhältnis steht.
Besonders bei einer mehrtägigen Konferenz oder Tagung, ist es wichtig, dass die Verpflegung und gegebenenfalls auch die Unterbringung der Teilnehmer:innen zufriedenstellend gewährleistet ist. Hier ist insbesondere darauf zu achten, ob die Location eine Catering-Option aufweist und ob am Tagungsort selbst Unterkünfte zur Verfügung stehen. Falls nicht, sollten sich Hotels oder Vergleichbares in unmittelbarer Nähe befinden.
Was muss man bei der Buchung beachten?
Zuguterletzt müssen natürlich auch die Kosten bedacht werden. Jede Veranstaltung hat gewöhnlich ein bestimmtes Budget, innerhalb dessen sie realisiert werden muss. Die Kosten und der Aufwand müssen in einem geeigneten Verhältnis stehen, damit sämtliche Teilnehmer und Teilnehmerinnen zufrieden sind und sich dies zugunsten der Tagungsziele auswirkt. Mögliche versteckte Gebühren für das Mobiliar oder die Technik, die in den Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden, sollten vorab geprüft werden.
Oftmals bieten die Anbieter sogenannte Tagungspauschalen an, die verschiedene Kosten, beispielsweise die Raummiete, Technikausstattung, Verpflegung oder auch Übernachtungskosten pro Teilnehmer:in pauschal zusammenfasst. Dies vereinfacht den Kostenplanungs- und Budgetierungsprozess. Zusätzlich erhalten wiederkehrende Tagungsgäste und auch große Gruppen gerne einen Rabatt. Ob sich die Pauschale jedoch lohnt, muss immer individuell entschieden werden. Es kann sich sehr lohnen verschiedene Angebote einzuholen und zu vergleichen.
Wo findet man die perfekten Tagungsräume in seiner Stadt?
Natürlich muss man sich zunächst dessen bewusst sein, welche Art von Tagungsräumlichkeiten man benötigt. Grundsätzlich wird dabei zwischen zwei Arten von Tagungsorten unterschieden: Räume, die lediglich für die Veranstaltung benötigt werden oder aber solche, die das Event sowie Unterbringung an einem Ort vereinen.
Für alle Tagungen gibt es viele erfahrene Anbieter, die oft online recherchiert werden können. Je nach Leitthema oder Ziel der Tagung und abhängig von ihrer Dauer und Größe, kommen unterschiedliche Anbieter infrage. Die folgende Checkliste zeigt, wo Tagungen oft angeboten werden.
Checkliste: Hier werden oft Tagungsräume angeboten
- Tagungshotels
- Ferienwohnungsanbieter
- Eventlocations
- Kongresszentren
- Konferenzcenter
- Co-Working-Spaces
Veranstaltungsräume, die sich auch für Tagungen anbieten, finden sich in so gut wie jeder Stadt. Dennoch müssen Interessierte zunächst wissen, wo sie suchen müssen und sich dann hinsichtlich der Eignung informieren.
Tagungen in deiner Stadt
Wenn vorab das Programm und sämtliches Informationsmaterial zur Verfügung gestellt wird, kann es zudem nützlich sein, über die Stadt und ihr kulturelles Angebot zusätzlich Informationsmaterial anzubieten. Nicht selten verbringen Tagungsgäste mehrere Tage in einer neuen Stadt und interessieren sich für ihre Sehenswürdigkeiten. Es kommt vor, dass Teilnehmer:innen einen Tag später abreisen oder das Wochenende zusätzlich anhängen, um mehr von dem Ort sehen zu können. Oft werden solche Informationsangebote gern gesehen und wahrgenommen, vor allem bei einer langen Anreisestrecke.
Achtung! Tipp aus der Redaktion:
Welche Tagungen in deiner Stadt stattfinden und wo, lässt sich also gut herausfinden, allerdings sollte auch bei der besten Planung das Ambiente nicht vergessen werden. Die Atmosphäre sollte stets dem Anlass entsprechend passend gewählt werden! Ein Treffen mit Kunden oder Geschäftspartnern sollte in entsprechend formellem und professionellem Umfeld stattfinden, während Teambuilding-Events gerne in einem zwangloseren Umfeld stattfinden dürfen. Es ist sehr wichtig auch auf das Ambiente der Tagung zu achten, damit es ein voller Erfolg werden kann.