Öffentliche Ausschreibungen

Wie können Unternehmen von öffentlichen Aufträgen profitieren und gleichzeitig Fallstricke vermeiden? In Deutschland werden jährlich öffentliche Ausschreibungen im Wert von rund 500 Milliarden Euro veröffentlicht. Dieser Artikel bietet wertvolle Einblicke in den Ablauf von Vergabeverfahren und zeigt auf, worauf es bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ankommt. Mit den richtigen Strategien und einer sorgfältigen Vorbereitung können Unternehmen ihre Chancen auf den Zuschlag erhöhen und von lukrativen Aufträgen profitieren.

Inhaltsverzeichnis

Wichtige Punkte

Jährlich werden in Deutschland öffentliche Aufträge im Wert von etwa 500 Milliarden Euro vergeben.
Eine gründliche Analyse der Ausschreibungsunterlagen ist essenziell, um die Anforderungen zu verstehen und ein passgenaues Angebot zu erstellen.
Die Einhaltung von Fristen und Formalitäten ist entscheidend, da selbst kleine Formfehler zur Disqualifikation führen können.
Eine Präqualifizierung erspart Unternehmen die wiederholte Einreichung von Eignungsnachweisen bei verschiedenen Ausschreibungen.
Der Einsatz von Ausschreibungsplattformen und die Einrichtung von Suchprofilen erleichtern das Finden passender Ausschreibungen.
Der Zuschlag erfolgt nicht allein auf Basis des niedrigsten Preises, sondern berücksichtigt auch Qualitätskriterien und Wirtschaftlichkeit.

Was sind öffentliche Ausschreibungen?

Öffentliche Ausschreibungen sind ein wichtiges Instrument im Vergabeprozess, bei dem öffentliche Auftraggeber Liefer-, Dienstleistungs- oder Bauaufträge an Unternehmen vergeben. Sie dienen dazu, Transparenz und fairen Wettbewerb zu gewährleisten und die bestmögliche Leistung zu einem angemessenen Preis zu erhalten.

Definition und rechtliche Grundlagen

Die öffentliche Ausschreibung ist ein Verfahren für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert unterhalb der EU-Schwellenwerte. Diese Schwellenwerte werden alle zwei Jahre von der EU-Kommission neu festgelegt. Die rechtlichen Grundlagen für öffentliche Ausschreibungen finden sich in den nationalen Vergabegesetzen sowie in den EU-Vergaberichtlinien.

Unterschiede zu anderen Vergabeverfahren

Im Gegensatz zu anderen Vergabeverfahren wie der beschränkten Ausschreibung oder der Verhandlungsvergabe können bei der öffentlichen Ausschreibung eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen Angebote abgeben. Bei der beschränkten Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb müssen interessierte Unternehmen zunächst einen Teilnahmeantrag einreichen, während im Rahmen der Verhandlungsvergabe alle Inhalte des Angebots verhandelt werden dürfen. Der Auftraggeber muss jedoch stets die Gleichbehandlung der Bewerber wahren, um Chancengleichheit zu gewährleisten.

Vergabeverfahren	Auftragswert	Teilnehmerkreis	Verhandlungen
Öffentliche Ausschreibung	Unterhalb EU-Schwellenwerte	Unbeschränkt	Nicht zulässig
Beschränkte Ausschreibung	Unterhalb EU-Schwellenwerte	Begrenzt	Nicht zulässig
Verhandlungsvergabe	Unterhalb EU-Schwellenwerte	Begrenzt	Zulässig
Offenes Verfahren	Oberhalb EU-Schwellenwerte	Unbeschränkt	Nicht zulässig

Vorteile der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Durch den Einsatz von digitalen Vergabeplattformen können Firmen schnell und effizient auf potenzielle Aufträge zugreifen. Diese Plattformen liefern täglich eine Übersicht über relevante Ausschreibungen, was die Recherche erleichtert und die Trefferquote erhöht.

Ein wichtiger Vorteil ist, dass öffentliche Auftraggeber gesetzlich verpflichtet sind, faire und transparente Vergabeverfahren durchzuführen. Dies fördert den Wettbewerb und ermöglicht es auch kleineren und mittleren Unternehmen (KMU), sich erfolgreich zu beteiligen. Tatsächlich ist der Anteil der KMU an öffentlichen Ausschreibungen in den letzten Jahren deutlich gestiegen.

Darüber hinaus sind die Budgets der öffentlichen Hand über die Jahre stabil, was KMU bei der Stabilisierung ihres Umsatzes unterstützt. Der Zugang zum Markt des öffentlichen Sektors kann Unternehmen helfen, ihre Wachstumschancen strategisch zu diversifizieren. Aktuelle Vergabeverordnungen legen zudem Wert auf Gesamtkosten, Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation, wodurch der Preis an Bedeutung verliert.

Um die Chancen auf Zuschlag erhöhen, sollten Unternehmen die Teilnahmevoraussetzungen sorgfältig prüfen und ein überzeugendes Angebot abgeben. Wichtige Faktoren sind dabei die Einhaltung formaler Kriterien, die Erfüllung der Anforderungen und ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis.

Nicht zuletzt bieten öffentliche Aufträge eine hohe Zahlungssicherheit. Die EU-Richtlinie zur Bekämpfung von Zahlungsverzug verpflichtet Vergabestellen, Rechnungen innerhalb von 30 Tagen (oder maximal 60 Tagen in bestimmten Fällen) zu begleichen. Zudem darf nur ausgeschrieben werden, wenn die Finanzierung gesichert ist – ein Vorteil gegenüber Geschäften in der Privatwirtschaft.

Ablauf eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens

Der Ablauf eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens gliedert sich in zwei Hauptphasen: die interne Vorbereitungsphase und die Angebotsphase. In der Vorbereitungsphase werden die Ausschreibungsunterlagen erstellt, die alle notwendigen Informationen für potenzielle Bieter enthalten. Diese Unterlagen werden dann in verschiedenen Medien wie Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern, gewerblichen Fachblättern und Internetportalen bekannt gemacht.

Bekanntmachung und Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen

Die Bekanntmachung öffentlicher Ausschreibungen erfolgt je nach Auftragswert in unterschiedlichen Medien. Ausschreibungen, die den EU-Schwellenwert erreichen, müssen im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht werden. Unterhalb des Schwellenwertes können die Ausschreibungen in verschiedenen Medien bekannt gemacht werden, wobei die Regelungen der einzelnen Bundesländer zu beachten sind.

Angebotsfrist und Angebotsabgabe

Nach der Bekanntmachung haben interessierte Unternehmen eine festgelegte Frist zur Abgabe ihrer Angebote. Die Mindestfrist für die Angebotsabgabe im offenen Verfahren beträgt 35 Tage, kann jedoch in dringenden Fällen auf 15 Tage verkürzt werden. Bei der Angebotsabgabe müssen alle geforderten Unterlagen vollständig sein, da unvollständige Angebote ausgeschlossen werden. Die Abgabe der Angebote erfolgt zunehmend über elektronische Systeme, wie in der Vergabeverordnung (VgV) geregelt. Bieter können beim „Submissionstermin“ persönlich an der Öffnung der Angebote teilnehmen, wobei dies je nach Leistungsart variieren kann.

Angebotsprüfung und Zuschlagserteilung

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die eingegangenen Angebote geprüft. Dabei werden zunächst alle Angebote ausgeschlossen, die nicht ordnungsgemäß verschlossen, gekennzeichnet, unterschrieben oder verändert wurden. Anschließend erfolgt eine Eignungsprüfung der Bieter anhand von Kriterien wie Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit. Die Prüfung der Wirtschaftlichkeit erfolgt im Rahmen des zugrundeliegenden Leistungsverzeichnisses, um Angebote im Rahmen des Üblichen zu identifizieren. Angebote mit mehr als 20 Prozent Preisabweichung können auf einen Irrtum oder eine mögliche Insolvenz des Anbieters hindeuten.

Der Zuschlag wird schließlich dem Bieter mit dem besten und wirtschaftlichsten Angebot erteilt. Bei Ausschreibungen auf europäischer Ebene werden nicht berücksichtigte Bieter über den Namen des erfolgreichen Bieters und die Ausschlagsgründe informiert. In nationalen Verfahren müssen leer ausgehende Bieter über die Gründe ihrer Nichtberücksichtigung informiert werden, insbesondere bei formellen, eignungsbegründeten oder auskömmlichen Mängeln. Eine Aufhebung der Ausschreibung erfolgt äußerst selten und meist nur bei ungeeigneten Angeboten oder sich ändernden Rahmenbedingungen.

Erfolgsfaktoren für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

Um erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen, gibt es einige wichtige Faktoren zu beachten. Zunächst ist eine sorgfältige Analyse der Ausschreibungsunterlagen unerlässlich, um alle Anforderungen und Kriterien zu verstehen. Dabei sollten auch kleinere Details nicht übersehen werden, da selbst kleine Formfehler zum Ausschluss des Angebots führen können.

Erstellung eines formal korrekten und wirtschaftlichen Angebots

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg ist die Erstellung eines formal korrekten und wirtschaftlichen Angebots. Hierbei ist es wichtig, alle geforderten Nachweise, Formblätter und Unterschriften fristgerecht und vollständig einzureichen. Formulare aus den Vergabehandbüchern VHB und HVA B-StB können dabei helfen, die Informationen strukturiert aufzubereiten. Zudem empfiehlt es sich, bei der Angebotserstellung ein Vier-Augen-Prinzip anzuwenden, um die Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.

Erfolgsfaktor	Beschreibung
Vollständigkeit	Alle geforderten Inhalte, Erklärungen und Preisangaben müssen enthalten sein
Fristgerechte Einreichung	Das Angebot sollte idealerweise ein bis zwei Tage vor Fristende hochgeladen werden
Wirtschaftlichkeit	Das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhält den Zuschlag

Einhaltung von Fristen und Formalitäten

Nicht zuletzt ist die Einhaltung von Fristen und Formalitäten entscheidend. Angebote sollten nicht erst kurz vor Fristende hochgeladen werden, um technische Probleme zu vermeiden. Stattdessen empfiehlt sich eine Abgabe ein bis zwei Tage vor Fristende. Bei Bieterfragen ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist Auskunft zu erteilen. Insgesamt gilt: Nur wenn alle Fristen und Formalitäten eingehalten werden, hat das Angebot eine Chance auf Erfolg.

Häufige Fehler bei der Angebotsabgabe vermeiden

Um erfolgreich Angebote abzugeben und an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen, ist es entscheidend, häufige Fehler zu vermeiden. Laut der Industrie- und Handelskammer Köln werden über ein Drittel der Angebote (ca. 33%) aufgrund von Formfehlern abgelehnt. Schon kleine Abweichungen von den Vorgaben können zum Ausschluss führen.

Zu den häufigsten Fehlern zählen:

Einreichung des Angebots unter Vorbehalt
Änderungen oder Ergänzungen an den Ausschreibungsunterlagen
Nichteinhaltung von Fristen (Teilnahmefrist, Angebotsfrist, Zuschlags- und Bindefrist)
Unvollständige Unterlagen und fehlende Dokumente
Unklare Zuschlagskriterien oder falsche Gewichtung des Preises bei der Angebotswertung
Unzutreffend festgelegte oder unzureichend bekanntgemachte Eignungskriterien und -nachweise

Um Fehler zu vermeiden und die Vollständigkeit der Einreichung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, eine Checkliste mit allen geforderten Dokumenten zu erstellen. Eine „Compliance Matrix“ hilft dabei, alle verlangten Aspekte strukturiert zu erfassen. Sensible Punkte innerhalb der Angebotserstellung sollten durch einen 4-Augen-Check abgesichert werden.

Die frühzeitige Sensibilisierung der Mitarbeiter für vergaberechtliche Aspekte ist ebenfalls entscheidend, um Risiken zu minimieren. In technisch orientierten Branchen kann das Ausklammern von Eventualitäten dazu führen, dass ein Angebot als „Nebenangebot“ gewertet wird, was den Ausschluss aus dem Vergabeverfahren zur Folge haben kann.

Durch sorgfältige Vorbereitung, Aufmerksamkeit für Details und das Lernen aus vergangenen Erfahrungen lassen sich Fehler bei der Angebotsabgabe vermeiden. So steigen die Chancen, erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen und den Zuschlag zu erhalten.

Öffentliche Ausschreibungen finden und effizient auswerten

Um passende öffentliche Ausschreibungen zu finden, ist die Nutzung von spezialisierten Ausschreibungsplattformen und -diensten unverzichtbar. Diese Plattformen bieten im Vergleich zu allgemeinen Portalen eine größere Auswahl an Ausschreibungen sowie leistungsstarke Suchfunktionen, die es Unternehmen erleichtern, relevante Aufträge zu finden.

Laut einer Umfrage unter Unternehmen geben 35 % an, Schwierigkeiten bei der Suche nach geeigneten Ausschreibungen zu haben. Dagegen empfinden nur 17 % die Suche als leicht. Eine zentrale Ausschreibungsplattform könnte Abhilfe schaffen: Über 75 % der Unternehmen sind der Meinung, dass eine solche Plattform ihre Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen fördern würde.

Nutzung von Ausschreibungsplattformen und -diensten

Ausschreibungsplattformen nutzen bedeutet, Zugang zu einer Vielzahl von Ausschreibungen in verschiedenen Bereichen zu erhalten. Häufig gesuchte Kategorien sind:

Winterdienst
Fahrzeuge
IT und Telekommunikation
Reinigung und Immobilien
Ingenieurleistungen
Abbruch und Ausbau
Straßenbau

Darüber hinaus bieten viele Plattformen zusätzliche Services wie Veranstaltungen zum Vergaberecht, Tutorials zur effektiven Nutzung der Plattform und Unterstützung bei der Angebotserstellung und -abgabe.

Einrichtung von Suchprofilen und Benachrichtigungen

Ein entscheidender Vorteil von Ausschreibungsplattformen sind die individualisierbaren Suchprofile. Durch das Einrichten maßgeschneiderter Suchkriterien können Unternehmen gezielt nach passenden Ausschreibungen suchen und sich per E-Mail über neue Auftragschancen informieren lassen. So entgeht ihnen keine Gelegenheit und sie können rechtzeitig auf interessante Ausschreibungen reagieren.

Kriterium	Zustimmung
Selten Ausschreibungen gefunden, die zu 100 % passen	16 %
Leicht passende Ausschreibungen zu finden	17 %
Ausschreibungen häufig zu spät gefunden	19 %
Zentrale Plattform würde Suchhäufigkeit erhöhen	75 %

Durch die geschickte Nutzung von Ausschreibungsplattformen und Suchprofilen können Unternehmen ihre Chancen bei öffentlichen Ausschreibungen deutlich verbessern und wertvolle Zeit bei der Auftragsakquise sparen.

Fazit

Öffentliche Ausschreibungen bieten Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, neue Aufträge zu gewinnen und ihr Geschäft auszubauen. Durch die Teilnahme an Vergabeverfahren können Firmen von einem transparenten und fairen Wettbewerb profitieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei in einer sorgfältigen Vorbereitung und der Nutzung digitaler Tools, die den Prozess erleichtern.

Um bei öffentlichen Ausschreibungen erfolgreich zu sein, ist es wichtig, die Anforderungen genau zu analysieren und ein überzeugendes Angebot zu erstellen. Dabei helfen Plattformen wie Building Radar, passende Projekte frühzeitig zu identifizieren und die Bewerbung effizient zu gestalten. Durch die Nutzung von Suchfiltern, Checklisten und Vorlagen können Unternehmen sicherstellen, dass sie keinen Auftrag verpassen und ihre Erfolgschancen maximieren.

Insgesamt bieten öffentliche Ausschreibungen eine attraktive Chance für Unternehmen, ihr Portfolio zu erweitern und von staatlichen Investitionen zu profitieren. Durch die Digitalisierung des Vergabeprozesses und die Unterstützung spezialisierter Plattformen wird die Teilnahme an Ausschreibungen immer einfacher und effizienter. Unternehmen, die diese Möglichkeiten nutzen und sich sorgfältig vorbereiten, können langfristig von öffentlichen Aufträgen profitieren und ihr Geschäft auf eine solide Basis stellen.

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FAQ

Was ist eine Bieterverpflichtungserklärung?

Eine Bieterverpflichtungserklärung ist ein Dokument, in dem sich der Bieter verpflichtet, bestimmte Anforderungen und Bedingungen der Ausschreibung einzuhalten. Sie ist oft Teil der Ausschreibungsunterlagen und muss mit dem Angebot abgegeben werden.

Welche Rolle spielen Ausschreibungsplattformen bei öffentlichen Ausschreibungen?

Ausschreibungsplattformen erleichtern den Prozess der öffentlichen Ausschreibung erheblich. Sie bieten eine zentrale Stelle für die Veröffentlichung von Ausschreibungen, die Bereitstellung von Unterlagen und die Kommunikation zwischen Auftraggebern und Bietern. Durch die Nutzung von Suchprofilen und Benachrichtigungsfunktionen können Unternehmen effizient relevante Ausschreibungen finden.

Was sind die häufigsten Kategorien von öffentlichen Ausschreibungen?

Die häufigsten Kategorien von öffentlichen Ausschreibungen sind Bauleistungen, Dienstleistungen, Lieferleistungen und Informationstechnik. Es gibt jedoch auch viele weitere Kategorien, die je nach Bedarf der öffentlichen Auftraggeber ausgeschrieben werden.

Welche Bundesländer haben die meisten öffentlichen Ausschreibungen?

Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen und Bayern haben deutschlandweit die meisten öffentlichen Ausschreibungen. Dies hängt oft mit der Größe und Wirtschaftskraft der Bundesländer zusammen.

Sind elektronische Auktionen bei öffentlichen Ausschreibungen zulässig?

Ja, elektronische Auktionen können bei öffentlichen Ausschreibungen eingesetzt werden. Sie dienen dazu, nach einer vollständigen Bewertung der Angebote eine neue Runde des Wettbewerbs einzuleiten, in der die Bieter ihre Preise anpassen können. Die genauen Bedingungen für elektronische Auktionen sind in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt.